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Wie ich Microsoft 365 für ein persönliches Wissensmanagementsystem (PKM) verwende


In der heutigen datengesteuerten und schnelllebigen Welt werden wir oft mit Ideen, Informationen, Gedanken und Wissen aus verschiedenen Quellen bombardiert. Egal, ob Sie ein interessantes Kapitel aus Ihrem Lieblingsbuch, ein inspirierendes Zitat von Instagram, einen Ausschnitt aus einem Webartikel oder Informationen über trendige No-Code-Tools speichern möchten, Sie benötigen einen robusten Begleiter, um diese wertvollen Informationen zu erfassen, zu kuratieren und zu verarbeiten.




Microsoft 365 bietet eine Reihe von Softwarelösungen zum Erstellen von Notizbüchern, Abschnitten, Notizen und erweiterten Datenbanken sowie zum Verwalten Ihrer wichtigen E-Mails, und das alles, ohne dass Sie sich am Laptop damit abmühen müssen. So verwende ich OneNote, Outlook, To-Do und Microsoft Lists, um ein PKM-System zu verwalten.

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Was ist ein PKM?

Bevor ich Ihnen mein PKM-System vorstelle, möchte ich kurz darauf eingehen. Persönliches Wissensmanagement (PKM) ist ein faszinierendes Konzept, das Informationen und Wissen effizient erfasst, organisiert und abruft.


Beachten Sie, dass sich ein PKM-System von Person zu Person unterscheidet. Ich habe zwar Microsoft 365-Apps verwendet, um mein PKM-Setup zu erstellen, aber derselbe Ansatz funktioniert für Sie möglicherweise nicht. Es ist im Grunde wie ein maßgeschneiderter mentaler Werkzeugkasten, der Ihre Entscheidungsfindung, Ihr Lernen und die Organisation wertvoller Informationen verbessert. Durch kontinuierliche Erweiterung verbessert ein robustes PKM-System auch Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung.

Gründe für die Verwendung von Microsoft 365 für ein PKM-System

Es gibt keinen Mangel an PKM-Tools. Evernote, Roam Research, Bear Notes, Obsidian, Coda, Notion und Reflect Notes sind einige der beliebtesten Optionen. Einige verwenden sogar ein physisches Notizbuch als PKM. Unter ihnen sticht Microsoft 365 jedoch aus mehreren Gründen hervor.

Beispielsweise können OneNote, To-Do, Outlook und Lists kostenlos verwendet und heruntergeladen werden. Sie können OneNote verwenden, um Ihre Notizen und Gedanken zu verwalten, To-Do, um Ihre wichtigen E-Mails zu verfolgen und später darauf zuzugreifen, und Lists, um erweiterte Datenbanken zu erstellen. Anstatt alles in eine einzige durchschnittliche App zu packen, hat Microsoft mehrere Lösungen entwickelt, die in ihren beabsichtigten Anwendungsfällen herausragend sind (kein Wortspiel beabsichtigt).


Microsoft OneNote

So nutze ich OneNote, um mein persönliches Wissensmanagement zu verbessern.

Meine OneNote-Notizbücher und -Abschnitte

OneNote verwendet einen effektiven Organisationsstil mit Notizbüchern, Abschnitten und Seiten. Sie können verschiedene Notizbücher für Ihren persönlichen Gebrauch, für Kunden, für das Geschäft, für tägliche Notizen, Webinhalte und mehr erstellen.

Wie Sie dem Screenshot unten entnehmen können, habe ich mehrere Notizbücher erstellt, darunter Parths Notizbuch, Inspiration, WordPress und SEO, No Code Tools sowie UI- und UX-Design.

OneNote-Notizbücher


In meinem persönlichen Notizbuch sind meine Kurznotizen, meine Leseliste, Webausschnitte, Familiendetails und alle täglichen Notizen. Für Notizen habe ich unten einen Unterabschnitt mit Monatsnamen erstellt, um die Übersicht zu behalten. Das Inspirationsnotizbuch enthält meine Lieblingsinhalte von Ted Talk, motivierende Erfolgsgeschichten, Zitate über das Schreiben und inspirierende Ausschnitte berühmter Persönlichkeiten.

Ein persönliches OneNote-Notizbuch


Ich habe auch spezielle Notizbücher für meine Kunden erstellt. Jedes Notizbuch enthält einen Rechnungsabschnitt (passwortgeschützt), mögliche Vorschläge und Ideen zur Diskussion in wöchentlichen Meetings, Artikelgliederungen und Feedback von meinem Redakteur.

Ein OneNote-Notizbuch für einen Kunden

Ebenso enthalten WordPress und SEO Notebook alle relevanten Informationen, die ich zu diesen Themen finden kann; dasselbe gilt für meine No Code Tools- und UI/UX-Design-Notizbücher. Mein Ziel ist es, einen organisierten digitalen Schrank zu haben, in dem ich in Zukunft leicht eine relevante Notiz finden kann.


Zum Speichern von Inhalten aus dem Web verwende ich die hervorragende Web-Erweiterung von OneNote, um Web-Ausschnitte direkt in Parths Notizbuch > Aus dem Web Abschnitt. So können Sie dies auch für Ihr OneNote-Notizbuch einrichten.

  1. Gehen Sie zum Chrome Web Store und suchen Sie nach OneNote.
  2. Laden Sie die OneNote-Erweiterung herunter. Wählen Sie die OneNote-Erweiterung in der oberen Symbolleiste aus und melden Sie sich mit Ihren Microsoft-Kontodaten an.
  3. Wenn Sie auf einen interessanten Artikel stoßen, wählen Sie die OneNote-Erweiterung aus, wählen Sie einen relevanten Abschnitt in einem Notizbuch aus und schneiden Sie eine ganze Seite oder einen bestimmten Bereich aus oder fügen Sie der Seite ein Lesezeichen hinzu.
    OneNote-Erweiterung verwenden

Wenn Sie mehr über die erweiterten Funktionen von OneNote erfahren möchten, lesen Sie unseren separaten Leitfaden.

Verwenden Sie Tags, um Notizen zu finden

Wie Evernote verfügt auch OneNote über ein Tag-System, mit dem Sie Ihre Notizen schnell finden können. Es funktioniert hier ganz anders und verwendet keine Hashtags (#), um Tags zu erstellen. Stattdessen können Sie eines der integrierten Tags wie „Zu erledigen“, „Wichtig“, „Frage“, „Für später merken“, „Definition“, „Favorit“ und mehr hinzufügen. Sie können sogar benutzerdefinierte Tags nach Ihren Wünschen erstellen.


Verwenden von OneNote-Tags

Sie können einfach das Suchmenü aufrufen und nach einem Tag suchen, um relevante Seiten in Sekundenschnelle zu finden.

Suchen nach Tags in OneNote


Dies ist eine weitere praktische Funktion, die mir beim Erstellen eines effektiven PKM-Systems hilft. Ich kann einfach eine OneNote-Seite kopieren und sie für den einfachen Zugriff mit einer anderen relevanten Seite verknüpfen. Die meisten Produktivitäts-Apps ermöglichen das Verknüpfen verwandter Notizen, und OneNote bildet hier keine Ausnahme.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine OneNote-Seite, die Sie verknüpfen möchten. Wählen Sie Link zur Seite kopieren.
    Link zur OneNote-Seite kopieren

  2. Wechseln Sie zu einer anderen Seite, geben Sie den entsprechenden Text ein und wählen Sie ihn aus. Drücken Sie Windows/cmd + K und fügen Sie den Seitenlink ein.
    Verknüpfen verwandter Seiten in OneNote

Anschließend können Sie einfach auf den Link klicken und blitzschnell auf die jeweils andere verlinkte Seite springen.


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Seine große Reichweite und Effizienz sind unübertroffen

Microsoft Outlook und To-Do

Ich habe mehrere Newsletter einiger meiner Lieblingsautoren abonniert. Immer wenn E-Mails dieser Autoren in meinem Outlook-Posteingang eintreffen, markiere ich sie für den einfachen Zugriff, damit sie nicht in den Tiefen meiner E-Mail-Liste verloren gehen. Das gesamte Setup funktioniert recht gut mit To-Do. Diese E-Mails werden unter dem Markierte E-Mail Liste in der To-Do-App. Ich kann sie direkt von meiner bevorzugten Aufgabenverwaltungs-App aus verwalten, darauf zugreifen, Erinnerungen festlegen, Notizen hinzufügen und verfolgen.

Ein Screenshot der Liste markierter E-Mails


Microsoft-Listen

Microsoft Lists ist eine weitere App, die Teil meines PKM-Systems ist. Tabellen in OneNote sind recht einfach, und ich brauchte ein Tool mit einem erweiterten Datenbanksystem. Hier kommt Microsoft Lists zum Einsatz, um verschiedene Listen für meine Vermögenswerte, Weihnachtsgeschenkideen für Familienmitglieder und einen Buchtracker zu erstellen.

Beispielsweise habe ich in der Liste mit Geschenkideen den Namen des Empfängers, Geschenkartikel, Kauflinks, Preis und andere Details hinzugefügt. Microsoft Lists ist ein recht leistungsfähiges Tool und es liegt ganz bei Ihnen, verschiedene Datenbanken zu erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Ein Screenshot, der Microsoft Lists zeigt


Neben diesen Apps können Sie auch Microsoft Whiteboard verwenden, wenn Sie Ihre Ideen und Gedanken auf einer unbegrenzten Leinwand festhalten möchten.

Organisatorische Vorteile in einer wissensbasierten Welt

Obwohl OneNote keine erweiterten Add-Ons wie visuelle Grafiken, unendliche Arbeitsflächen und ein einwandfreies Verknüpfungssystem bietet, verfügt es dennoch über genügend Funktionen, um ein effektives PKM-System zu erstellen. In Verbindung mit anderen Microsoft 365-Apps wie Outlook, To-Do und Listen können Sie Ihr Wissen jedoch mit integrierten Tools wie ein Profi anpassen, nutzen und erweitern.

Wenn OneNote für Sie nicht funktioniert, finden Sie in unserem separaten Handbuch die besten modernen Alternativen.



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