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7 Gründe, warum Outlook besser ist als Gmail


Die zentralen Thesen

  • Outlook bietet bessere Designs mit modernem Design und relevanten Akzentfarben und ist den Optionen von Gmail überlegen.

  • Eine bessere Integration mit Unternehmens-Apps in Outlook, im Gegensatz zu den Diensten von Google, ermöglicht nahtlose Produktivitäts-Workflows.

  • Die Funktion „Fokussierter Posteingang“ in Outlook kategorisiert E-Mails übersichtlich, während eine bessere Speicherverwaltung die Organisation des Posteingangs vereinfacht.

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Wenn es um E-Mail-Dienste geht, ragen zwei Softwaregiganten weit aus dem Rest heraus: Microsoft Outlook und Google Gmail. Beide sind reich an Funktionen, haben ihre einzigartigen Stärken und bedienen Millionen von Benutzern weltweit. Wenn es jedoch darum geht, die überlegene Plattform auszuwählen, tendiere ich oft zu Microsofts Lösung. Lassen Sie mich die Gründe beleuchten, warum Outlook meine primäre E-Mail-Adresse auf meinem Laptop bleibt und warum es gegenüber Gmail im Vorteil ist.

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7 Bessere Themen

Während sowohl Outlook als auch Gmail Designs anbieten, um Ihrem langweiligen Posteingang ein neues Aussehen zu verleihen, übertrifft die Implementierung von Microsoft die von Google einfach. Wenn Sie in Gmail ein Design ändern, wird das Hintergrundbild auf den gesamten Startbildschirm angewendet, einschließlich der Seitenleiste und des Hamburger-Menüs. Einige der Designs sehen aufgrund weißer Texte und Symbole auf dunklem Hintergrundbild seltsam aus. Sehen Sie sich den Screenshot oben als Referenz an.

Im Gegensatz dazu bietet Microsoft eine nette Kombination aus modernen und klassischen Designs. Obwohl ich kein Fan klassischer Designs bin, hat das Unternehmen mit seinen neuen modernen Designs einfach einen Volltreffer gelandet. Es zeigt ein hübsches Hintergrundbild und relevante Akzentfarben in der gesamten App. Es gibt jedoch nur sechs moderne Designs. Ich hoffe, bald mehr ähnliche Optionen zu sehen.

6 Bessere Integration mit Unternehmens-Apps

Outlook fügt Dateien in OneDrive ein

Wie erwartet lassen sich sowohl Gmail als auch Outlook nahtlos in die Apps des jeweiligen Unternehmens integrieren. Gmail verfügt über eine praktische Seitenleiste mit einem Klickzugriff auf Google Kalender, Notizen, Aufgaben, Kontakte, Google Chat, Spaces und Meet. Outlook verfügt über ein eigenes Kalendermenü sowie Verknüpfungen für Teams, OneNote-Feed, Kalender und Aufgaben.

Wenn es um Produktivitäts-Apps geht, finde ich die Lösungen von Microsoft besser und funktionsreicher als die von Google (im Ernst, gibt es überhaupt Konkurrenz zwischen OneNote und Keep?). In Outlook kann ich einfach eine E-Mail markieren und sie in der Liste der markierten E-Mails in Microsoft To-Do überprüfen.

Wenn Sie in Outlook eine neue E-Mail mit großen Dateien verfassen, können Sie diese Dateien einfach per Drag & Drop auf die OneDrive-Plattform ziehen, einen Link generieren und sie ohne Dateigrößenbeschränkung freigeben. Gmail bietet nicht denselben Komfort. Sie müssen zuerst Dateien auf Google Drive hochladen, einen Link generieren und ihn in eine neue E-Mail-Nachricht einfügen.

5 Fokussierter Posteingang

Outlook-fokussierter Posteingang

Meine primäre E-Mail-Adresse empfängt täglich Hunderte von E-Mails in meinem Outlook-Posteingang. Hier kommt der praktische Posteingang mit Fokus ins Spiel. Er kategorisiert meine E-Mails übersichtlich in die Posteingänge „Konzentriert“ und „Sonstige“. Gmail bietet eine ähnliche Lösung, die jedoch nicht so effektiv ist wie der Posteingang mit Fokus in Outlook.

Der fokussierte Posteingang von Microsoft ist auch für andere E-Mail-Anbieter verfügbar. Wenn Sie beispielsweise Ihr Gmail-, Yahoo- oder ein anderes E-Mail-Konto zur Outlook-Desktop- oder Mobil-App hinzufügen, können Sie denselben fokussierten Posteingang verwenden, um Ihre E-Mails effizient zu verwalten. Es besteht auch die Möglichkeit, Ihre wichtigsten E-Mails anzuheften.

4 Bessere Speicherverwaltung

Outlook-Speicher verwalten

Die Verwaltung Ihres Posteingangsspeichers ist in Outlook im Vergleich zu Gmail recht unkompliziert. Bei Gmail müssen Sie im Web zu Google One gehen, den Speichermanager öffnen, Gmail auswählen, E-Mails mit großen Anhängen filtern und diese aus Ihrem Konto löschen, um Speicherplatz freizugeben. Das Unternehmen hat den Gmail-Speichermanager unnötigerweise unter Google One begraben.

Im Gegensatz dazu verfügt Outlook über einen eigenen Speicherbereich direkt unter dem Menü „Einstellungen“. Sie können einfach zu Einstellungen > Allgemein > Speicher und erweitern Sie den Abschnitt „Speicher“, um einen Blick auf eine detaillierte Aufschlüsselung zu werfen. Leeren Sie einfach Junk-E-Mails, gelöschte Elemente, den Spam-Ordner und die Entwürfe, und schon kann es losgehen.

3 Native Desktop-Apps

Outlook für Mac

Gmail verfügt nur über native Apps für Mobil- und Tablet-Plattformen. Wenn Sie am Schreibtisch sitzen, müssen Sie über die Webversion auf Gmail zugreifen, um alle Funktionen und Ökosystemvorteile sowie die anderen Google-Apps und -Dienste nutzen zu können.

Microsoft bietet native Outlook-Apps für Mac, Windows, Mobilgeräte und Tablets. Ich wechsle häufig zwischen Mac und Windows und habe ein iPhone als Hauptgerät. Dank nativer Apps habe ich auf allen Plattformen das gleiche einheitliche Outlook-Erlebnis. Microsoft muss man zugutehalten, dass die Mobil- und Tablet-Apps des Unternehmens mit Aufgaben, Kalender, Kontakten und fokussiertem Posteingang ebenfalls viele Funktionen bieten.

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2 Spracherkennung

Outlook-Diktat

Die Spracherkennung ist eine weitere Funktion, die ich häufig verwende, wenn ich lange E-Mails in Outlook verfasse. Ich kann den Cursor einfach im Nachrichtentext lassen, meine bevorzugte Sprache auswählen und auf das Diktiersymbol klicken, um mit dem Sprechen zu beginnen. Microsoft unterstützt auch eine ganze Reihe von Sprachen. Allerdings ist die Funktion nicht ganz genau, daher empfehle ich, Ihre E-Mail Korrektur zu lesen, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.

Google bietet in Gmail keine solche Funktion an, was angesichts der Genauigkeit der Spracherkennung auf Pixel-Telefonen überraschend ist.

1 Schnelle Schritte

Schnelle Schritte für Outlook

Neben Regeln bietet Outlook auch Schnellschritte, mit denen Sie Ihren Posteingang wie ein Profi automatisieren können. Sie können mit nur einem Klick mehrere Aktionen auf E-Mail-Nachrichten anwenden. Ich erhalte beispielsweise jeden Monat fünf Kreditkartenrechnungen. Ich habe einen Schnellschritt erstellt, bei dem Outlook automatisch eine grüne Kategorie zuweist, eine Aufgabe in Microsoft To-Do erstellt, sie kennzeichnet und an meinen Buchhalter weiterleitet. Das war eine einmalige Einrichtung. Jetzt muss ich nur noch „Kreditkarte“ aus dem Schnellschrittmenü auswählen, um die gesamte Automatisierung auszuführen.

Ist es Zeit, Ihren primären E-Mail-Anbieter zu wechseln?

Wie Sie der obigen Liste entnehmen können, bietet Outlook eine Vielzahl von Funktionen, die es sowohl für den privaten als auch für den beruflichen Gebrauch zu einer überzeugenderen Wahl machen. Während Outlook.com nur Outlook-E-Mails unterstützt, können Sie die native App verwenden, um andere E-Mail-Anbieter zu integrieren. Wenn Sie mehr über die E-Mail-Optimierung erfahren möchten, lesen Sie unseren separaten Beitrag, um die besten Tipps zur Beherrschung Ihres Posteingangs zu erfahren.



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